Biała lista VAT – co to takiego? Co warto o niej wiedzieć?

Biała lista VAT – co to takiego?

Biała lista VAT to ogólnodostępna i darmowa baza danych udostępniona przez organy rządowe w celu łatwiejszej weryfikacji kontrahentów. W praktyce jest to po prostu wykaz informacji o firmach będących podatnikami VAT. Jest on prowadzony przez Krajową Administrację Skarbową i regularnie aktualizowany (raz na dobę w każdy dzień roboczy). Dzięki temu zawiera dane potrzebne między innymi do weryfikacji, czy dany podatnik znajduje się w rejestrze VAT. Co więcej, istnieje możliwość sprawdzenia statusu kontrahenta na dowolny dzień do 5 lat wstecz.

Biała lista VAT udziela odpowiedzi na pytania takie jak:

• czy podmiot jest czynnym podatnikiem VAT,
• czy jego działalność jest zarejestrowana,
• jaki jest adres tej działalności,
• jaki REGON ma przypisany,
• czy miał sprawy sądowe,
• jaki jest numer jego rachunku bankowego.

Dlatego jest bardzo przydatnym narzędziem zwiększającym bezpieczeństwo transakcji.

Do czego służy biała lista VAT?

Po co stworzono białą listę VAT? Jest to przede wszystkim narzędzie pomocne dla przedsiębiorców, którym zależy na bezpieczeństwie transakcji i kontaktów biznesowych. Zamieszczone w niej dane pozwalają na weryfikację nie tylko aktualnego statusu kontrahenta, ale również jego historii. Pozwalają ponadto usprawnić proces dokonywania płatności za towary lub usługi i pozwalana na weryfikację rachunku bankowego przedsiębiorcy. Codzienna aktualizacja pozwala mieć pewność, że zamieszczone w białej liście VAT informacje są prawidłowe i ułatwia posiłkowanie się nimi.

Białą listę VAT można przeszukiwać na różne sposoby – np. wg NIP, REGON, nazwy firmy (lub jej fragmentu), a także numeru rachunku bankowego. Możliwe jest również wyszukiwanie według imienia i nazwiska przedsiębiorcy. Potwierdzenie danych wyszukiwanego podmiotu można wydrukować.

Jak się znaleźć na białej liście podatników VAT?

W jaki sposób przedsiębiorca może się upewnić, że biała lista VAT go uwzględni? Tak naprawdę nie trzeba nic robić. Nie jest konieczne dokonywanie żadnych zgłoszeń. Dane są pobierane automatycznie z dostępnych rejestrów takich jak CEiDG.

Istnieje jednak możliwość usunięcia lub sprostowania informacji, jeśli są nieprawidłowe. Wówczas należy wystąpić z odpowiednim wnioskiem do szefa KAS.

Jakie dane zawiera biała lista VAT?

Biała lista podatników VAT zapewnia dostęp do szerokiej bazy danych. Do informacji, które można w niej zweryfikować, należą między innymi:

• imię i nazwisko lub nazwa firmy,
• numer identyfikujący podmiot,
• status podatnika,
• numer REGON,
• ewentualny numer w Krajowym Rejestrze Sądowym,
• adres siedziby,
• adres stałego miejsca prowadzenia działalności bądź zamieszkania,
• imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu,
• imiona i nazwiska ewentualnych prokurentów;
• imię i nazwisko ewentualnego wspólnika lub jego firma;
• daty rejestracji, odmowy lub wykreślenia z rejestru podatnika VAT oraz przywrócenia zarejestrowania,
• podstawę prawną odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,
• numery rachunków bankowych.

Sankcje za korzystanie z rachunku spoza białej listy

Uruchomienie białej listy VAT oznacza, że do obowiązków przedsiębiorcy dołączyła konieczność weryfikacji kontrahenta przed dokonaniem planowanej zapłaty. Dokonanie przelewu na kwotę powyżej 15 tys. zł na rachunek nieuwzględniony na białej liście grozi bowiem poważnymi konsekwencjami. Wiąże się to z:

• brakiem możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu tej kwoty lub części tej kwoty, która została zapłacona na rachunek inny niż podany w wykazie,
• ryzykiem odpowiedzialności solidarnej ze swoim kontrahentem za zaległości podatkowe, jeśli nie zapłaci on należnego podatku VAT od transakcji.

Uwolnienie się od sankcji jest możliwe w przypadku poinformowania w ciągu 7 dni od wykonania przelewu na niewłaściwy numer rachunku bankowego naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika, który dokonał zapłaty należności (14 dni w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii).

Należy pamiętać, że dane są aktualizowane codziennie, dlatego powinno się je weryfikować w dniu zlecania przelewu!

Jakie rachunki są na białej liście VAT?

Numery rachunków bankowych na białej liście VAT są publikowane tylko w przypadku czynnych podatników VAT. Jeśli więc Twoja firma nie rejestrowała się do VAT albo nie jest czynnym podatnikiem ze względu na odmowę z obiektywnych przyczyn lub wykreślenie z wykazu, na stronie nie będą znajdować się informacje o rachunku rozliczeniowym. Jeśli natomiast Twoja firma jest czynnym podatnikiem VAT, w bazie będzie podany numer rachunku bankowego uwzględniony w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym do urzędu skarbowego.

Należy pamiętać, że biała lista VAT publikuje tylko numery rachunków bankowych dedykowanych prowadzeniu działalności gospodarczej. Nie znajdzie się więc na niej prywatny rachunek bankowy przedsiębiorcy. W wykazie nie są też widoczne np. rachunki prowadzone przez banki zagraniczne czy rachunki wirtualne.

Co zrobić, jeśli na białej liście VAT nie ma rachunku firmy lub jest on błędny?

Co robić, jeśli na białej liście VAT nie widnieje numer rachunki bankowego Twojej firmy?

• W pierwszej kolejności należy się upewnić, że podałeś jego numer w zgłoszeniu do urzędu skarbowego. Jeśli nie, dane zawsze można aktualizować, używając odpowiedniego formularza.
• Jeśli natomiast rachunek był zgłoszony, ale nie pojawia się na białej liście VAT, należy wyjaśnić problem w banku. Dane są bowiem przekazywane automatycznie. Ich brak może oznaczać pewnego rodzaju błąd.

Istnieje również możliwość zaktualizowania danych widocznych na białej liście VAT. Jest to wręcz konieczne, jeśli zmienił się numer rachunku bankowego, z którego korzysta Twoja firma. Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, należy się zwrócić do CEIDG (zaktualizować wniosek CEIDG-1), natomiast spółki cywilne i zarejestrowane w KRS mogą zaktualizować dane bezpośrednio w urzędzie skarbowym poprzez odpowiedni formularz NIP, a dokładnie:

• NIP-8 w przypadku podmiotu wpisanego do KRS,
• NIP-2 w przypadku spółki cywilnej,
• NIP-7 w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność, która nie podlega rejestracji w CEIDG wraz z załącznikiem NIP-B, w którym zamieszcza się informację o rachunkach bankowych.

Usunięcie danych z białej listy podatników VAT

Dane widniejące na białej liście podatników VAT aktualizowane są codziennie. Istnieje również możliwość zweryfikowania statusu firmy w dowolnym dniu do 5 lat wstecz. Dane podatników, którzy zostali wykreślenie z rejestru VAT lub też którym urząd skarbowy odmówił rejestracji, są wykreślane z wykazu po upływie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nie dokonano rejestracji lub wykreślono podatnika z rejestru. Natomiast w przypadku podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT (w tym takich, których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona) dane są usuwane z wykazu po upływie 5 lat, licząc od momentu wykreślenia z rejestru jako podatnika VAT.

Biała lista VAT – podsumowanie

Podsumowując, biała lista VAT jest ważnym narzędziem dla przedsiębiorców. Każdy czynny podatnik VAT powinien się upewnić, że na niej widnieje i zweryfikować prawidłowość uwzględnionych danych, w szczególności numer rachunku bankowego, szczególnie jeśli przyjmuje płatności powyżej 15 tys. zł. W przeciwnym razie firma może narazić na sankcje swoich kontrahentów!

Przed dokonaniem płatności za usługę czy towar należy też sprawdzić kontrahenta na białej liście VAT, zwracając szczególną uwagę na podany numer rachunku bankowego. Jeśli przelew o wartości powyżej 15 tys. zł zostanie przekazany na rachunek nieuwzględniony w wykazie, narażasz się na poważne konsekwencje finansowe i prawne!

Przejdź do białej listy podatników VAT