Urlop okolicznościowy – zasady udzielania i rozliczania

Urlop okolicznościowy – podstawa prawna i zasady udzielania

Zasady udzielenia urlopu okolicznościowego określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. W paragrafie 15 znalazł się zapis mówiący o tym, że pracownikowi przysługuje płatny urlop ze względu na ważne wydarzenia w życiu. Chodzi tu na przykład o ślub, narodziny dziecka czy śmierć bliskiej osoby. Aby móc skorzystać z urlopu okolicznościowego, pracownik musi z wyprzedzeniem poinformować pracodawcę o takiej chęci. Wyjątkiem są oczywiście zdarzenia nagłe, jak śmierć bliskiego. Wówczas jednak konieczne jest możliwie jak najszybsze powiadomienie pracodawcy, najpóźniej w drugim dniu nieobecności w pracy.

Ważne jest również to, że urlop okolicznościowy jest przyznawany na podstawie odpowiedniej dokumentacji. W praktyce najczęściej pracownik dostarcza odpowiednie dokumenty po powrocie z urlopu okolicznościowego. Można je złożyć z opóźnieniem, jeśli konieczne jest oczekiwanie na ich otrzymanie. Pracodawca nie ma prawa wymagać od pracownika złożenia dokumentów tuż po powrocie z urlopu. Potwierdzenie w postaci dokumentu nie jest wymagane tylko w przypadku urlopu okolicznościowego przysługującego na opiekę nad dzieckiem.

Zwykle w czasie urlopu okolicznościowego pracownikowi przysługuje pełne wynagrodzenie za pracę. Jest ono obliczone na takich samych zasadach co wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego.

W jakich sytuacjach i w jakim wymiarze przysługuje urlop okolicznościowy?

Urlop okolicznościowy dotyczy oczywiście tylko podwładnych objętych przepisami kodeksu pracy, czyli zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. Przysługuje pracownikowi wyłącznie w określonych sytuacjach i w konkretnym wymiarze. Podwładny może w zależności od wydarzenia uzyskać 1 lub 2 dodatkowe dni wolnego.

2-dniowy urlop okolicznościowy przysługuje w razie:

• ślubu pracownika,
• urodzenia się jego dziecka,
• zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy,
• a także w ramach opieki nad dzieckiem, które nie przekroczyło 14 roku życia.

1-dniowy urlop okolicznościowy przysługuje natomiast w przypadku:

• ślubu dziecka pracownika,
• zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Co ważne, z urlopu okolicznościowego z tytułu śmierci teściowej lub teścia można skorzystać również po rozwodzie. Urlop z okazji ślubu przysługuje natomiast wyłącznie w przypadku ślubu cywilnego lub konkordatowego (wyznaniowego ze skutkiem cywilnym). Pracownik, który chce wziąć ślub wyznaniowy (kościelny) po zawarciu ślubu cywilnego, nie może ponownie skorzystać z urlopu okolicznościowego z tego tytułu.

Wykorzystanie urlopu okolicznościowego – co warto wiedzieć

Urlop okolicznościowy przysługuje pracownikowi w związku z ważnym wydarzeniem, ale może być wykorzystany w innym terminie. Przykładowo dzień wolny związany ze ślubem dziecka pracownika można wykorzystać zarówno w dniu tego ślubu, jak i w inny dzień związany bezpośrednio z tym wydarzeniem – np. w celu załatwienia spraw organizacyjnych czy administracyjnych.

Trzeba jednak pamiętać, że jeśli wydarzenie z jakichkolwiek powodów się nie odbędzie (np. ślub zostanie odwołany), pracownik traci prawo do skorzystania z urlopu okolicznościowego. Wówczas może skorzystać z urlopu wypoczynkowego. W przeciwnym razie jego nieobecność w pracy należy uznać jako niepłatną (choć usprawiedliwiona).

Wynagrodzenie za urlop okolicznościowy

Za urlop okolicznościowy przysługuje pełne wynagrodzenie, które jest liczone tak samo, jak w przypadku urlopu wypoczynkowego. Jego składniki ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy.

Jeśli zdarzenie uprawniające do przyznania urlopu okolicznościowego ma miejsce podczas przebywania pracownika na urlopie wypoczynkowym, nie przysługują mu dodatkowe dni wolne. Podwładny nie może wówczas również wnioskować o przedłużenie urlopu wypoczynkowego. Należy też pamiętać, że niewykorzystany urlop okolicznościowy nie przechodzi na kolejny rok.