Jak otworzyć restaurację? Przewodnik

NA SKRÓTY

• Wszystko zaczyna się od koncepcji
• Dobra lokalizacja to podstawa
• Tworzenie biznesplanu restauracji
• Rejestracja działalności
• Uzyskanie pozwoleń i licencji
• Wyposażenie restauracji
• Zatrudnianie personelu
• Menu i zaopatrzenie
• Marketing i promocja

Otwarcie restauracji to marzenie wielu osób, które kochają gotowanie i chcą dzielić się swoją pasją z szerszym gronem. Aby jednak to marzenie stało się rzeczywistością, niezbędne jest dokładne zaplanowanie każdego etapu procesu otwierania restauracji. Jeśli i Ty chcesz zostać dumnym właścicielem restauracji, zapraszamy do naszego artykułu, w którym podpowiemy Ci, co należy zrobić, aby otworzyć wymarzony lokal.

Wszystko zaczyna się od koncepcji

Pierwszym, najważniejszym krokiem do otwarcia restauracji jest określenie jej koncepcji. Powinna ona być unikalna i dostosowana do Twoich umiejętności oraz oczekiwań rynku. Koncepcja wpływa na tożsamość marki, przyciąganie klientów, efektywne zarządzanie oraz możliwości rozwoju. Starannie przemyślana i dobrze zdefiniowana koncepcja to klucz do sukcesu i długoterminowej stabilności restauracji.

Dlaczego wybór koncepcji jest taki ważny?

• Pozwala na kreowanie unikalnej tożsamości dzięki wcześniej podjętym wyborom: stylu kulinarnego, wystroju i atmosfery.
• Sprzyja przyciąganiu odpowiedniej grupy docelowej dzięki dostosowaniu oferty restauracji do jej potrzeb. A co za tym idzie przynosi zadowolenie klientów i ich lojalność.
• Spójna koncepcja ułatwia zarządzanie i umożliwia optymalizację kosztów poprzez skupienie się na określonym stylu kuchni i obsługi, co może prowadzić do lepszej kontroli wydatków.

Jakie jest długofalowe znaczenie dobrego wyboru koncepcji?

Dobrze zdefiniowana koncepcja restauracji otwiera możliwości rozwoju i ekspansji w przyszłości. Co to oznacza w praktyce?

• Tworzenie nowych lokalizacji
• Tworzenie sieci franczyzowych
• Dywersyfikację oferty

Dobra lokalizacja to podstawa

Wybór lokalizacji restauracji jest kolejnym po koncepcji czynnikiem wpływającym na jej sukces. To lokalizacja decyduje o tym, czy nasza restauracja wypełni się klientami, czy też nie. Dlatego przy wyborze lokalizacji należy wziąć pod uwagę kilka ważnych czynników.

Dlaczego wybór lokalizacji jest taki ważny?

• Lokalizacja restauracji determinuje, jak łatwo potencjalni klienci mogą ją znaleźć i odwiedzić, dlatego należy wziąć pod uwagę:
  • ruch pieszy i samochodowy – restauracja położona w miejscu o dużym natężeniu ruchu ma większe szanse na przyciągnięcie przechodniów oraz kierowców
  • widoczność i dostępność – lokalizacja w miejscu dobrze widocznym z ulicy czy z głównych dróg, zwiększa szanse na zauważenie restauracji przez potencjalnych klientów; nie bez znaczenia jest też jej właściwe oznakowanie
• Lokalizacja powinna być zgodna z demografią i preferencjami Twojej grupy docelowej, co w praktyce oznacza, że:
  • restauracja powinna być zlokalizowana w pobliżu miejsc, gdzie przebywa Twoja grupa docelowa, zdefiniowana wcześniej według wieku, zarobków i stylu życia
  • restauracja odpowiada na konkretne potrzeby, jak na przykład oferta lunchowa dla pracowników biur znajdujących się tuż obok
• Lokalizacja wpływa na koszty prowadzenia działalności, które mogą obejmować:
  • wynajem lub zakup nieruchomości – ceny wynajmu i zakupu będą wyższe w centrum miasta lub przy głównych atrakcjach turystycznych, zastanów się więc, czy będą zgodne z Twoim budżetem i prognozami finansowymi
  • dostępność dostawców: bliskość do dostawców i rynku może obniżyć koszty transportu i zaopatrzenia.

Co dodatkowo należy wziąć pod uwagę przy wyborze lokalizacji?

• Obecność konkurencji, która może mieć bezpośredni wpływ na to, czy Twój pomysł na biznes wypali. Przed wyborem lokalizacji, zbadaj, czy:
  • w pobliżu znajdują się restauracje oferujące podobne menu
  • w okolicy znajdują się inne miejsca gastronomiczne, które mogą pozbawić Cię potencjalnych klientów
• Regulacje prawne i wymagania lokalne – upewnij się, że wybrana lokalizacja spełnia wszystkie lokalne przepisy i regulacje, czyli:
  • czy miejsce spełnia wymagania sanitarno-higieniczne oraz przeciwpożarowe
  • czy w zagospodarowaniu przestrzenny miasta, ta lokalizacja przeznaczona jest pod działalność gastronomiczną

Tworzenie biznesplanu restauracji

Biznesplan to fundament Twojej restauracji. Pomaga on nie tylko w zrozumieniu rynku i określeniu strategii, ale również w zabezpieczeniu finansowania i efektywnym zarządzaniu działalnością. Przemyślane i dokładne przygotowanie każdego elementu biznesplanu zwiększa szanse na powodzenie Twojej restauracji.

Jakie elementy powinien zawierać biznesplan restauracji?

1. Streszczenie – to pierwsza część dokumentu, która powstaje… na końcu! Powinno zawierać:

• nazwę i lokalizację restauracji
• koncepcję i unikalną propozycję wartości
• docelową grupę klientów
• krótkie omówienie planu finansowego
• kluczowe cele i etapy rozwoju

2. Opis firmy, zawierający:

• koncepcję
• misję i aspiracje
• strukturę prawną
• historię firmy

3. Analizę rynku, która pomoże zrozumieć kontekst, w jakim będziesz działać. Powinny się na nią składać:

• segmentacja rynku – zidentyfikuj i opisz docelowe segmenty rynku, które zamierzasz obsługiwać
• sprawdzenie konkurencji – jej mocnych i słabych stron, strategii marketingowych i ofert
• analiza SWOT, czyli identyfikacja mocnych stron (Strengths), słabych stron (Weaknesses), szans (Opportunities) i zagrożeń (Threats) dla Twojej restauracji

4. Plan marketingowy, który będzie zawierał strategie pozyskiwania klientów i budowania Twojej marki. Powinny się w nim znaleźć:

• pozycjonowanie, czyli czym Twoja restauracja będzie się wyróżniać na tle konkurencji
• strategie promocji, czyli jakie kanały komunikacji wybierzesz (media społecznościowe, reklama online i offline, PR, eventy)
• programy lojalnościowe, czyli czy planujesz oferować karty stałego klienta, rabaty dla powracających klientów, itp.
• analiza cen, czyli jak ustalisz ceny dań w porównaniu do konkurencji

5. Plan operacyjny, który opisuje, jak będzie funkcjonować Twoja restauracja na co dzień. Najważniejszymi punktami planu operacyjnego są:

• szczegółowy opis wybranej lokalizacji, jej zalet i potencjalnych wyzwań
• lista niezbędnego sprzętu kuchennego, mebli, dekoracji oraz ich koszty
• opis procedur operacyjnych, w tym zarządzanie zapasami, harmonogramy pracy, procedury czyszczenia i konserwacji
• lista dostawców żywności, napojów i innych produktów oraz warunki współpracy

6. Plan zarządzania opisujący strukturę organizacyjną i zarządzanie personelem, który będzie zawierał:

• schemat organizacyjny, określający role i odpowiedzialności kluczowych pracowników
• krótkie opisy właścicieli i kluczowych członków zarządu, ich doświadczenie i kompetencje
• plany rekrutacji, szkolenia i rozwijania pracowników

7. Plan finansowy, który jest kluczowy dla oceny opłacalności i finansowej wykonalności restauracji. Kompletny plan finansowy powinien uwzględniać:

• prognozy sprzedaży, obejmujące szacunki dotyczące liczby klientów, średniego rachunku i ogólnych przychodów
• koszty początkowe związane z otwarciem restauracji, takie jak remonty, zakup sprzętu, licencje i pozwolenia
• koszty operacyjne takie jak regularne wydatki, w tym wynagrodzenia, czynsz, rachunki za media, marketing, zaopatrzenie
• przewidywane zyski i straty
• punkt równowagi, czyli analiza, przy jakim poziomie sprzedaży Twoja restauracja osiągnie rentowność
• źródła finansowania jak kredyty, inwestorzy, środki własne

8. Harmonogram działań określający kluczowe etapy otwierania restauracji, takie jak:

• kroki milowe: wybór lokalizacji, uzyskanie pozwoleń, zakończenie remontu, zakup wyposażenia, rekrutacja personelu, otwarcie restauracji
• terminy realizacji dla każdego kroku milowego

9. Analiza ryzyka pozwalająca zidentyfikować potencjalne zagrożenia i sposoby ich minimalizacji. Analiza ryzyka określa:

• czynniki wewnętrzne i zewnętrzne, które mogą wpłynąć na działalność restauracji
• strategie na wypadek nieoczekiwanych zdarzeń, takich jak spadek liczby klientów, problemy z dostawcami, awarie sprzętu

10. Aneksy zawierające dodatkowe informacje, które wspierają Twoje główne punkty biznesplanu restauracji. Są to m.in.:

• CV kluczowych pracowników
• umowy z dostawcami
• licencje i pozwolenia
• szczegółowe kalkulacje finansowe

Rejestracja działalności

Rejestracja działalności gospodarczej to formalny krok, który legalizuje działalność Twojej restauracji. Proces ten obejmuje kilka etapów, w tym wybór formy prawnej, rejestrację w odpowiednich urzędach oraz uzyskanie numerów identyfikacyjnych. Co po kolei musisz zrobić, aby zarejestrować działalność?

Wybór formy prawnej

Możesz wybrać jedną spośród 4 form prawnych:

• jednoosobowa działalność gospodarcza: to najprostsza forma, polegająca na rejestracji działalności przez jedną osobę; jej zaletami są niski koszt i prostota zarządzania, wadą – pełna odpowiedzialność majątkowa właściciela
• spółka cywilna: dobre rozwiązanie dla co najmniej dwóch osób – wspólnicy ponoszą solidarną odpowiedzialność majątkową
• spółka jawna: forma spółki osobowej, w której wspólnicy odpowiadają majątkiem osobistym; wymaga umowy spółki i wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS)
• spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.): popularna forma dla większych przedsięwzięć, w tym sieci restauracji; wspólnicy odpowiadają do wysokości wniesionych wkładów. Sp. z o.o. wymaga sporządzenia umowy spółki, notarialnego aktu założycielskiego i wpisu do KRS

Rejestracja w CEIDG lub KRS

CEIDG

Tutaj zarejestrujesz jednoosobową działalność gospodarczą i spółkę cywilną. Co musisz wiedzieć?

• Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG): rejestracja jest bezpłatna i można ją przeprowadzić online na stronie CEIDG lub osobiście w urzędzie gminy.
• Wniosek CEIDG-1: formularz rejestracyjny, który można wypełnić online lub w urzędzie. Wniosek jest jednocześnie zgłoszeniem do ZUS/KRUS, urzędu skarbowego i Głównego Urzędu Statystycznego.
• Dane we wniosku: należy podać podstawowe informacje, takie jak nazwa firmy, adres siedziby, forma opodatkowania, kody PKD (Polska Klasyfikacja Działalności) określające rodzaj prowadzonej działalności.

KRS

W Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) zarejestrujesz spółkę jawną i spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.). Rejestracja jest tutaj bardziej skomplikowana i wymaga wniesienia opłat. Jakie warunki musisz spełnić, by zarejestrować swoją firmę w KRS?

• umowa spółki – dla spółki jawnej musi być sporządzona na piśmie i zawierać m.in. nazwę spółki, siedzibę, przedmiot działalności, wkłady wspólników, czas trwania spółki (jeśli jest oznaczony), a w przypadku sp. z o.o. być sporządzona w formie aktu notarialnego
• wniosek do KRS – dla spółki jawnej należy wypełnić formularze Formularz KRS-W1 (wniosek o rejestrację spółki jawnej) wraz z załącznikami (KRS-WB – dane wspólników, KRS-WK – dane dotyczące organów). Dla sp. z o.o. będzie to formularz KRS-W3 (wniosek o rejestrację spółki z o.o.) wraz z załącznikami (KRS-WE – dane wspólników, KRS-WK – dane dotyczące organów spółki)
• opłaty: koszt rejestracji wynosi około 500-1000 zł, w zależności od rodzaju spółki i dodatkowych wpisów; obowiązkowa jest również opłata 100 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym
• wpis do rejestru: po złożeniu wniosku i opłaceniu kosztów, sąd rejestrowy dokonuje wpisu spółki do KRS.

Uzyskanie numeru NIP i REGON

Numer NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej)

• Po rejestracji w CEIDG lub KRS, urząd skarbowy automatycznie nadaje numer NIP.
• NIP jest niezbędny do prowadzenia rozliczeń podatkowych oraz wystawiania faktur.

Numer REGON (Rejestr Gospodarki Narodowej)

• Po rejestracji w CEIDG lub KRS, Główny Urząd Statystyczny (GUS) nadaje numer REGON, który jest wykorzystywany do celów statystycznych.
• REGON jest wymagany przy wypełnianiu różnych dokumentów urzędowych i prowadzeniu działalności gospodarczej.

Zgłoszenie do ZUS

Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do zgłoszenia się jako płatnik składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. W tym celu należy wypełnić formularze, takie jak:

• ZUS ZFA – zgłoszenie płatnika składek (dla przedsiębiorcy)
• ZUS ZUA lub ZUS ZZA – zgłoszenie do ubezpieczeń (dla pracowników)

Rejestracja VAT (podatek od towarów i usług)

Jeśli w swojej restauracji przewidujesz przekroczenie rocznego limitu obrotu (aktualnie 200 000 zł), musisz zarejestrować się jako płatnik VAT. W tym celu:

• wypełnij formularz VAT-R, czyli wniosek rejestracyjny, który należy złożyć w urzędzie skarbowym przed rozpoczęciem sprzedaży opodatkowanej VAT
• uzyskaj numer VAT UE, jeśli planujesz prowadzić transakcje wewnątrzunijne

Uzyskanie pozwoleń i licencji

Uzyskanie odpowiednich pozwoleń i licencji to kluczowe kroki na drodze do otwarcia restauracji. Będą to zezwolenia sanitarne, przeciwpożarowe oraz koncesje na sprzedaż alkoholu. Staranność i dokładność w realizacji tych kroków zapewnią legalne i bezpieczne funkcjonowanie Twojej restauracji.

Pozwolenia sanitarne, czyli zgłoszenie do Sanepidu

Zanim otworzysz restaurację, musisz uzyskać zgodę Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej, czyli Sanepidu. Konieczne jest przedłożenie planu lokalu, opis technologiczny oraz wykaz stosowanych urządzeń. Przed otwarciem restauracji Sanepid przeprowadza kontrolę lokalu, sprawdzając spełnienie norm sanitarno-higienicznych, w tym: czystości, wentylacji, oświetlenia, dostępu do bieżącej wody oraz odpowiedniego wyposażenia kuchni i toalet.

Bezpieczeństwo przeciwpożarowe

Konieczna jest także ocena lokalu pod kątem zgodności z przepisami przeciwpożarowymi, przeprowadzana przez Komendę Powiatową lub Miejską Państwowej Straży Pożarnej. W tym celu należy przedstawić plany: ewakuacyjne, systemów alarmowych, rozmieszczenia gaśnic oraz instrukcje przeciwpożarowe. Po dokonaniu odbioru technicznego lokalu straż pożarna wydaje stosowne zezwolenie na użytkowanie.

Zezwolenie na sprzedaż alkoholu, czyli uzyskanie koncesji

Koncesje na sprzedaż alkoholu w lokalu gastronomicznym wydaje Urząd Gminy lub Miasta. Są 2 rodzaje zezwoleń – na sprzedaż alkoholu do spożycia na miejscu oraz na wynos. Aby uzyskać koncesję, konieczne jest przedłożenie planu lokalu, opisu działalności oraz dowodów na spełnienie wymogów sanitarno-higienicznych i przeciwpożarowych. W zależności od rodzaju i ilości sprzedawanego alkoholu ustalana jest wysokość opłat.

Inne pozwolenia

W niektórych gminach i miastach mogą obowiązywać dodatkowe zezwolenia na prowadzenie działalności gastronomicznej, a także na korzystanie z ogródka gastronomicznego, jeśli planujesz taki otworzyć.

Wyposażenie restauracji

Wnętrze restauracji powinno być spójne z jej koncepcją i przyciągać klientów. Należy przemyśleć układ przestrzeni, w tym ergonomiczne rozmieszczenie stolików, wygodny dostęp do wszystkich części lokalu oraz zdecydować, jakimi meblami i dekoracjami tę przestrzeń wypełnisz. Pamiętaj, że wnętrze restauracji powinno nie tylko odzwierciedlać jej koncepcję, ale przede wszystkim tworzyć przyjemną atmosferę dla gości.

Niezwykle istotne jest także wyposażenie kuchni, która jest sercem każdej restauracji. Starannie dobrany sprzęt kuchenny zapewnia efektywność operacyjną i wysoką jakość przygotowywanych dań. Zadbaj o:

• sprzęt i narzędzia kuchenne
• zastawę stołową
• urządzenia do chłodzenia i przechowywania
• aranżację kuchni, która zapewni wygodę pracy i zgodność z normami BHP

Zatrudnianie personelu

Zatrudnienie odpowiedniego personelu jest kluczowe dla sukcesu restauracji. Będziesz potrzebować szefa kuchni, kucharzy, kelnerów, a także personelu pomocniczego. Od początku warto inwestować w szkolenie personelu, m.in. z zakresu profesjonalnej obsługi gości, uprzejmości i efektywnej komunikacji, dzięki czemu można zapewnić klientom wysoką jakość obsługi. Niezwykle istotne jest także efektywne zarządzanie personelem, które obejmuje:

• motywowanie pracowników poprzez systemy premiowe i awanse
• grafiki pracy pozwalające zaspokoić potrzeby operacyjne i pracowników
• sprawne rozwiązywanie problemów interpersonalnych

Menu i zaopatrzenie

Menu jest wizytówką restauracji. Powinno być przemyślane i dopasowane do koncepcji. Takie, które Twoi klienci będą chwalić wśród znajomych i tym samym zapewniać Ci nowych klientów. Postaw na:

• zróżnicowane dania
• sezonowe składniki
• diety specjalne – wegetariańskie, wegańskie, bezglutenowe

Warto podjąć również stałą współpracę z dostawcami w celu zapewnienia regularnych dostaw świeżych produktów. Gdy wybierzesz sprawdzonych i niezawodnych dostawców, negocjuj ceny, terminy dostaw oraz warunki płatności. Nie zapomnij o regularnej kontroli jakości dostarczanych produktów.

Proces zaopatrzenia restauracji w niezbędne produkty wymaga precyzyjnego planowania i zarządzania zapasami, by zapewnić zarówno odpowiednie przechowywanie produktów, jak i systematycznie monitorować stany magazynowe, aby unikać i braków, i nadmiarów.

Marketing i promocja

Skuteczny marketing jest kluczowy dla przyciągnięcia klientów w każdym momencie – zarówno, gdy dopiero otwieramy restaurację, jak i gdy funkcjonuje już ona na rynku. Warto tu wspomnieć o:

• brandingu, czyli stworzeniu spójnej i atrakcyjnej identyfikacji wizualnej restauracji
• profesjonalnej stronie internetowej z menu, informacjami kontaktowymi i możliwością rezerwacji stolika
• optymalizacji strony pod kątem wyszukiwarek
• obecności w mediach społecznościowych takich jak Facebook, Instagram, gdzie nie tylko będziesz publikować zdjęcia i relacje, lecz zachęcisz też klientów do zostawiania recenzji i opinii online

A gdy nadejdzie dzień otwarcia Twojej restauracji, przygotuj wielkie otwarcie. To doskonała okazja do przyciągnięcia uwagi, więc zrób to z pompą! W tym celu:

• zorganizuj Event otwarciowy, czyli specjalne wydarzenie z degustacją menu i muzyką na żywo
• przygotuj oferty specjalne na otwarcie, jak np. darmowe próbki czy kupony rabatowe
• zainteresuj lokalne media, aby napisały o Twoim wydarzeniu

Gdy już przebrniesz przez te wszystkie punkty i będziesz na 100% wiedział, jak otworzyć restaurację, spodziewaj się samych sukcesów. Szybko zbierzesz owoce Twojej ciężkiej pracy w postaci zadowolonych klientów oraz rozwijającego się biznesu.