Jak założyć firmę szkoleniową – praktyczne wskazówki

Pracodawcy coraz częściej dostrzegają, jak duże znaczenie ma stałe podnoszenie kwalifikacji zespołu – zarówno tych „twardych”, jak i „miękkich”. Również sami pracownicy chętnie dokształcają się we własnym zakresie, szukając lepszego zatrudnienia. Dzięki temu branża szkoleniowa prosperuje bardzo dobrze. Jesteś zainteresowany rozpoczęciem działalności tego typu? Sprawdź, jak założyć firmę szkoleniową.

Czym zajmuje się firma szkoleniowa?

Firmy szkoleniowe prowadzą działalność zaliczaną do tzw. pozostałej działalności oświatowej. Zajmują się prowadzeniem szkoleń, najczęściej z różnych dziedzin, skierowanych do klientów indywidualnych i instytucjonalnych. Stanowią one jedną z form pozaszkolnego uzupełniania lub poszerzania wiedzy, a także zmiany profilu posiadanego wykształcenia zawodowego przez osoby dorosłe, pracujące lub poszukujące pracy.

Szkolenia te można podzielić na twarde i miękkie.

Szkolenia twarde dotyczą konkretnej wiedzy lub umiejętności technicznych. Mogą uczyć na przykład obsługi konkretnych maszyn, urządzeń czy programów, przekazywać wiedzę naukową lub dotyczącą obowiązujących przepisów prawa związanych z danym tematem i nie tylko. Przekładają się na konkretne umiejętności zawodowe.

Szkolenia miękkie dotyczą natomiast rozmaitych umiejętności, które nie zaliczają się do klasycznych kwalifikacji zawodowych, ale zwykle są bardzo przydatne zarówno w pracy, jak i w życiu codziennym. To między innymi asertywność, rozwiązywanie konfliktów, zarządzanie sobą w czasie, umiejętność radzenia sobie ze stresem itp. Umiejętności miękkie, jeszcze nie tak dawno niedoceniane, dziś są coraz częściej poszukiwane u pracowników.

Szkolenia – stacjonarnie i online

Szkolenia można prowadzić w formie stacjonarnej, ale też online. Pandemia znacznie przyspieszyła rozwój tego drugiego sektora. Przed jej wybuchem wielu klientów ceniło bardziej spotkania „na żywo” w sali z instruktorem. Obecnie jednak szkolenia online są uważane niemal uniwersalnie za tak samo wartościowe. To raczej dobra wiadomość dla firm szkoleniowych, ponieważ organizacja spotkań online jest mniej kosztowna. Daje również dostęp do znacznie większej bazy klientów – w takim szkoleniu może brać udział każdy, niezależnie od lokalizacji. Działając w przestrzeni internetowej, można też tworzyć kursy w formie e-learningu, które wymagają jedynie dużego nakładu pracy potrzebnego na ich stworzenie, a następnie mogą być wykorzystywane praktycznie bez udziału szkoleniowca.

Jak założyć firmę szkoleniową – wstępne wymagania

Działalność firm szkoleniowym nie podlega praktycznie żadnym szczególnym regulacjom. Prowadzenie działalności tego typu nie wymaga zdobywania koncesji, zezwolenia czy licencji. Spełnienie dodatkowych wymogów jest konieczne jedynie przy prowadzeniu kilku szczególnych typów szkoleń.

Chcąc na przykład prowadzić szkolenia dla osób bezrobotnych i poszukujących pracy, finansowane z Funduszu Pracy, Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych czy też funduszy pomocowych Unii Europejskiej, należy się ubiegać o wpis do rejestru wojewódzkich urzędów pracy. W przypadku świadczenia usług szkoleniowych na publicznym rynku (np. kursów zawodowych) konieczna może się też okazać akredytacja kuratora oświaty właściwego dla lokalizacji firmy. Warto przy tym wspomnieć, że o taką akredytację można się ubiegać dopiero po roku prowadzenia szkoleń w zakresie objętym wnioskiem.

Szczególnym regulacjom podlegają te niektóre tematy szkoleń. Np. kursy w zakresie środków ochrony roślin mogą być prowadzone tylko przez ośrodki wpisane do rejestru prowadzonego przez wojewódzkiego inspektora ochrony roślin i nasiennictwa. Podobnie wygląda kwestia w przypadku na przykład kształcenia podyplomowego pielęgniarek i położnych czy prowadzenia ośrodka szkolenia kierowców.

Należy także uważać na kwestię wydawania certyfikatów ukończenia szkolenia. W niektórych przypadkach (szczególnie wtedy, gdy certyfikat nadaje kursantowi konkretne uprawnienia) niezbędne jest zatwierdzenie przez stowarzyszenie zrzeszające przedstawicieli danej branży.

Jak przebiega założenie firmy szkoleniowej?

Firmę szkoleniową można prowadzić w każdej formie, poza spółką partnerską. Możliwe jest także świadczenie usług szkoleniowych w formie działalności nierejestrowanej. Założenie firmy szkoleniowej przebiega tak samo jak w przypadku każdego innego typu działalności. Rejestracji firmy jednoosobowej lub spółki cywilnej dokonuje się za pośrednictwem formularza CEIDG-1. Spółki prawa handlowego (spółka jawna, spółka komandytowa, spółka komandytowo-akcyjna, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna) rejestruje się natomiast poprzez złożenie wniosku do KRS.

Przy rejestracji należy podać kod PKD 85.59B Pozostałe pozaszkolne formy edukacji, gdzie indziej niesklasyfikowane.

Firma szkoleniowa – forma opodatkowania

Jaka forma opodatkowania dla firmy szkoleniowej jest najlepsza? Dostępne są trzy:

• zasady ogólne (skala podatkowa),
• podatek liniowy,
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

Najkorzystniejsze rozwiązanie zależy przede wszystkim od planowanych przychodów i kosztów. Rozliczenie podatkiem liniowym jest na przykład korzystniejsze w przypadku wyższych przychodów (powyżej 120 tys. zł rocznie), które mogłyby plasować podatnika w drugim progu podatkowym. W wielu przypadkach najniższy podatek płaci się przy rozliczeniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych – stawka podatku wynosi dla firm szkoleniowych jedynie 8,5%. Należy jednak pamiętać, że w tym przypadku nie ma możliwości odliczenia od przychodu kosztów jego uzyskania. Ta forma może być więc mniej korzystna przy działalności, która ma wysokie koszty.

Firma szkoleniowa – z VAT czy bez VAT?

Firmy szkoleniowe zazwyczaj są płatnikami VAT. Rejestracja do VAT-u jest wymagana w większości przypadków i korzystna wtedy, gdy firma szkoleniowa zamierza świadczyć usługi na rzecz innych firm należących do grona VAT-owców.

Zwolnienie od podatku VAT przysługuje tylko podmiotom, które uzyskały akredytację w rozumieniu przepisów o systemie oświaty i to wyłącznie w zakresie usług objętych akredytacją oraz gdy są finansowane w całości ze środków publicznych.

Firma szkoleniowa a kasa fiskalna

Czy w firmie szkoleniowej potrzebna jest kasa fiskalna? W większości przypadków – tak. Zgodnie z prawem przedsiębiorca ma obowiązek rejestracji sprzedaży za jej pomocą, jeżeli świadczy:

• usługi w zakresie pozaszkolnych form edukacji sportowej oraz zajęć sportowych i rekreacyjnych (PKWiU 85.51.10.0),
• usługi jako szkoła tańca i instruktor tańca (PKWiU 85.52.11.0),
• usługi jako szkoła nauki jazdy (PKWiU 85.53.11).

Pozostałe usługi w zakresie edukacji są objęte zwolnieniem z kasy fiskalnej.

Firma szkoleniowa a składki ZUS

Należy również pamiętać o złożeniu odpowiednich dokumentów w ZUS. Przedsiębiorca, od momentu założenia firmy szkoleniowej, ma 7 dni na złożenie formularzy:

• ZUS ZUA – jeżeli ma podlegać pełnemu ubezpieczeniu,
• ZUS ZZA – jeżeli ma podlegać jedynie obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu (ponieważ pracuje na etacie, gdzie osiąga wynagrodzenie nie niższe niż minimalne lub korzysta z tzw. ulgi na start).

Konto w banku dla firmy szkoleniowej

Założenie specjalnego konta firmowego w banku nie jest wymagane prawnie, chyba że:

• wartość jednorazowej transakcji przekracza 15.000 zł, lub
• stroną transakcji jest inny przedsiębiorca.

Większość firm szkoleniowych świadczy usługi na rzecz innych przedsiębiorców, co oznacza konieczność założenia konta firmowego. Wybór banku to kwestia indywidualna. Porównując oferty, warto zwrócić uwagę nadpłaty związane z prowadzeniem konta i wykonywaniem przelewów.

Zatrudnienie pracowników w firmie szkoleniowej

Profesjonalne firmy szkoleniowe zwykle dysponują całym zespołem wykładowców, szkoleniowców czy trenerów specjalizujących się w różnych dziedzinach. Pozyskanie prowadzących cieszących się dużą renomą w branży i legitymujących się wieloletnim doświadczeniem lub też ważnymi osiągnięciami może być ogromnym atutem dla firmy szkoleniowej. Należy jednak zawczasu zastanowić się, na jakiej podstawie będą oni zatrudnieni. Dostępne możliwości obejmują:

• zatrudnienie na podstawie umowy o pracę (regulowanej przez Kodeks pracy),
• zatrudnienie na podstawie umowy cywilnoprawnej (zlecenie, o dzieło) (regulowanej przez Kodeks cywilny).

Pierwsze rozwiązanie wiąże się z większymi zobowiązaniami pracodawcy, w tym dopilnowaniem obowiązku wykonania badań wstępnych medycyny pracy przed podjęciem przez nowych pracowników zatrudnienia.

Firma szkoleniowa może jednak również współpracować z niezależnymi szkoleniowcami czy trenerami prowadzącymi własną działalność – wówczas stosuje się kontrakty B2B.

Firma szkoleniowa – siedziba

Kwestia siedziby jest bardzo ważna w przypadku firmy szkoleniowej. Przedsiębiorca musi zdecydować, czy decyduje się na stworzenie własnego centrum z salami wykładowymi, czy też planuje świadczyć usługi w wynajmowanych przestrzeniach lub też np. w siedzibie klienta. W tym drugim przypadku prowadzenie działalności jest możliwe nawet bez wynajmowania biura czy jakiejkolwiek przestrzeni komercyjnej. Nawet jeśli firma zamierza świadczyć usługi tylko online, potrzebne będzie miejsce do prowadzenia transmisji czy nagrywania materiałów szkoleniowych.
Niezależnie od wybranego rozwiązania, należy pamiętać o zapewnieniu odpowiednich warunków w pomieszczeniach wykorzystywanych do pracy. Niezbędna są dobre oświetlenie i warunki akustyczne, dostęp do sprzętu audio-video czy też komputerów, zaplecze sanitarne i socjalne.

Firma szkoleniowa a RODO

Przedsiębiorca zakładający firmę szkoleniową nie może również zapomnieć o przepisach dotyczących ochrony danych osobowych. Sprowadzają się one w praktyce do opracowania polityki firmy zgodnej z RODO, dopełnienia obowiązku informacyjnego, nadania upoważnień osobom mającym dostęp do danych osobowych czy uzyskania stosownych zgód od osób, których dane osobowe będą przetwarzane w firmie. Korzystne może być skorzystanie z usług specjalisty w zakresie RODO, który pomoże firmie wystartować zgodnie z prawem i uniknąć problemów wynikających z niedopatrzeń w zakresie ochrony danych osobowych.

Zarządzanie firmą szkoleniową

Jak widać, założenie firmy szkoleniowej nie należy do bardzo trudnych procedur. Nie musi również wymagać dużych nakładów finansowych. Wiele przedsiębiorstw tego typu zaczyna skromnie i stopniowo rozbudowuje swoją ofertę oraz zasoby. Wielu szkoleniowców zakłada firmy jednoosobowe, które dopiero z czasem rozwijają się w większe organizmy.

Trzeba jednak pamiętać, że konkurencja na rynku szkoleniowym jest obecnie duża. Dlatego dobre zarządzanie i przemyślane działania marketingowe są bardzo ważne. Warto się postarać, aby znaleźć takie czynniki, które wyróżniają Twoją ofertę na tle konkurencji i skupić się na ich promowaniu. Skuteczne jest między innymi eksponowanie doświadczenia i renomy szkoleniowców – klienci poszukują bowiem przede wszystkim aktualnej, kompletnej wiedzy przekazywanej przez prawdziwych specjalistów.

Sprawne zarządzanie firmą może przyczynić się do uzyskania znacznie lepszych wyników. Warto zatem zadbać o tzw. zaplecze wspomagające przestrzeganie obowiązujących przepisów i dopełnienie wszystkich obowiązków przedsiębiorcy. Na rynku dostępne są systemy wspomagające działalność działów księgowości czy kadr i płac. Pomocny może być także system CRM służący do zarządzania relacjami z klientami. Przedsiębiorca powinien rozważyć, którymi elementami związanymi z zarządzaniem firmą chce zajmować się samodzielnie, a które powierzyć zatrudnionym na stałe pracownikom lub też zewnętrznym specjalistom.

Marketing w firmie szkoleniowej

Nie można także zapominać o wspomnianym już marketingu. Reklama jest bardzo ważna na tym nasyconym rynku. Warto postawić przede wszystkim na promocję w internecie, ponieważ to właśnie tam większość potencjalnych klientów szuka informacji o szkoleniach. Niektóre z działań można prowadzić nawet za darmo. Warto między innymi regularnie przygotowywać artykuły specjalistyczne i zamieszczać je na firmowym blogu.

Przy nieco większym budżecie warto zainwestować w profesjonalne pozycjonowanie strony oraz reklamę internetową (np. w Google, na Facebooku, LinkedIn itp.). Jeśli przedsiębiorca jest jednocześnie szkoleniowcem, nie powinien zapominać o rozwoju swojej marki osobistej. Warto także pojawiać się na eventach, konferencjach i w innych miejscach, w których spotykają się potencjalni klienci Twojej firmy.

Nie wolno też zapominać, że nawet najlepszy marketing nie pomoże, jeśli jakość świadczonych usług będzie po prostu kiepska. Profesjonalni szkoleniowcy, trenerzy z ogromna wiedzą i talentem do jej przechowywania to niewątpliwe atuty. Słuchacze chętnie powrócą, jeśli wyjdą ze szkolenia zaciekawieni, zmotywowani i uzbrojeni z w solidną dawkę informacji. Należy jednak również dbać o profesjonalizm w kontaktach z klientem i odpowiednie podejście do obsługi. Połączenie tych cech daje największe szanse na sukces.